Après 15 ans d’accompagnement des entreprises (principalement des TPE), un constat s’impose : la gestion des données est un facteur clé de performance. Pourtant, les approches varient radicalement d’une organisation à l’autre. Certaines s’appuient sur des logiciels métiers complets, véritables piliers de leur système d’information, tandis que d’autres misent sur des solutions artisanales (Excel, Access), perçues comme économiques et flexibles. Mais cette apparente simplicité cache des risques majeurs.
Solutions Excel et Access : flexibilité ou illusion ?
1. Une complexité cachée
- Multiplication des fichiers : Gérer des milliers de documents dispersés rend le travail fastidieux et la formation des nouveaux collaborateurs longue.
- Manque de standardisation : Sans règles strictes, chaque utilisateur organise les données à sa manière, créant des incohérences.
- Difficultés de recherche et extractions de données:
- Comment retrouver toutes les factures liées à un projet ?
- Comment créer un rapport sur le chiffre d’affaires sur une période donnée?
- Comment calculer les marges avec précision ?
- Comment retrouver facilement la date d’achat d’un produit par un client?
2. Des risques opérationnels, financiers et juridiques
- Erreurs humaines : Un fichier partagé entre plusieurs personnes est vulnérable. Une mauvaise manipulation peut tout compromettre.
- Problèmes de sauvegarde :
- des milliers de fichiers Excel pèsent bien plus lourd qu’une base de données ERP; la sauvegarde de notre ERP (4 266 factures clients, 2 685 factures fournisseurs, 1948 clients /fournisseurs, des milliers de contacts, des milliers de produits pèsent moins de 100 Mo).
- Les versions PDF doublent le volume (un fichier pdf est généré pour chaque envoi à un client), et les fichiers mal optimisés (images, mises en forme) alourdissent encore la sauvegarde.
- Temps perdu : Corriger les erreurs, fusionner des versions, retrouver des données… Autant de tâches chronophages qui pénalisent la productivité.
- La loi impose de disposer d’un logiciel certifié si vous êtes assujetti à la TVA et faite de la vente aux particuliers. Dans ces cas, utiliser Excel ou un outil du même type est tout simplement illégal.
3. Une fiabilité aléatoire
- Liaisons fragiles : Un simple changement de nom de fichier ou de dossier peut rompre les liens entre les tableaux.
- Solutions non pérennes : Même si Excel et Access permettent de créer des « applications » (macros VBA, bases de données), ces solutions restent instables, difficiles à maintenir et peu sécurisées.
Pourquoi un ERP est la solution idéale ?
1. Une gestion centralisée et sécurisée
- Tout est interconnecté :
- Fichiers clients, catalogues produits, devis, factures… Tout est lié et accessible en quelques clics.
- Suivi du chiffre d’affaires en temps réel, gestion des droits utilisateurs, rapports automatisés.
- Sécurité renforcée :
- Impossible de supprimer accidentellement des données critiques (ex. : une facture validée ne peut pas être effacée).
- Respect des règles légales et des bonnes pratiques de gestion.
2. Des gains d’efficacité majeurs
- Parcours de saisie structuré : Chaque utilisateur suit une logique uniforme, réduisant les erreurs.
- Économies de temps :
- Plus besoin de chercher des fichiers égarés ou de corriger des erreurs.
- Formation des nouveaux collaborateurs simplifiée (interface standardisée).
3. Un coût maîtrisé à long terme
- Investissement initial rentable :
- Une licence ERP peut sembler coûteuse, mais elle évite les coûts cachés d’Excel (temps perdu, erreurs, formation, sauvegardes lourdes).
- Ajouter des utilisateurs supplémentaires dans un ERP est souvent moins coûteux que de multiplier les fichiers partagés et multiplier les pertes de temps.
Le piège du « mix » ERP/Excel : un cas fréquent
Beaucoup d’entreprises utilisent à la fois un ERP et des fichiers Excel / PDF, souvent à cause :
- Des coûts élevés des licences : Réservées aux services administratifs, excluant les équipes techniques.
- D’une résistance au changement : « On a toujours fait comme ça ».
Conséquences :
- Les administratifs génèrent des fichiers (devis, factures) qu’ils exportent vers un serveur cloud pour les autres équipes.
- Résultat : Une organisation cloisonnée, où les données sont dupliquées, et où les erreurs se multiplient.
« Quand on rechigne à créer des utilisateurs ERP à cause du coût, cela a des répercussions sur toute l’organisation. Une solution initialement onéreuse mais scalable peut s’avérer bien plus économique à long terme. »
Un ERP, oui mais un choix à ne pas prendre à la légère
Un ERP n’apporte que des avantages à condition de faire le bon choix.
Si vous choisissez une solution trop généraliste ou au contraire trop spécialisée, gare à la désillusion. Il faut aussi veiller à utiliser une solution moderne. L’heure est à la mobilité, et un bon outil doit être utilisable de partout. Il peut aussi offrir des modules complémentaires permettant de s’interconnecter à des services extérieurs comme la banque, la téléphonie, le système de messagerie, etc..
Un choix d’ERP est structurant pour une organisation, ne pas hésiter à prendre le temps, et faire de la double saisie avant de franchir le pas.
Enfin il est important de privilégier une solution Française, pour éviter le syndrome « Quickbooks », car un ERP est intimement lié à la législation locale. Une solution étrangère risque d’être inadaptée à la législation française ou pire l’éditeur peut décider d’abandonner le marché français.
QuickBooks est une solution américaine qui a séduit de nombreux clients en France. Mais « depuis le 31 décembre 2023, l’accès aux produits QuickBooks en France est supprimé ; l’accès en lecture seule aux données téléchargées a pris fin le 31 mars 2024 ».
Nous n’avons pas la prétention de connaitre toutes les offres du marché mais n’hésitez pas à nous contacter pour vous accompagner dans vos démarches afin de faire un choix éclairé et pérenne.
