Bonne nouvelle pour les utilisateurs de Microsoft Exchange Online !
Voilà une annonce qui devrait faire plaisir à nos quelques clients qui se sentent à l’étroit dans leur boite mail: la capacité des boîtes aux lettres Microsoft Exchange Online va prochainement augmenter et passer de 50 Go à 100 Go par utilisateur.
Une évolution bienvenue, qui aidera peut-être à faire oublier la récente hausse des tarifs de Microsoft 365.
Pour autant, ce n’est pas une raison pour relâcher vos efforts de nettoyage. Plus on dispose d’espace de stockage, plus on a tendance à conserver des messages inutiles. Au-delà de l’impact écologique lié au stockage de données, une boîte aux lettres surchargée peut également nuire aux performances de votre poste de travail. En effet, une partie de votre messagerie est synchronisée et mise en cache sur votre ordinateur.
Il faut également garder à l’esprit que 50 Go représentaient déjà un volume considérable, rarement atteint par la majorité des utilisateurs. Et il y a fort à parier que ceux qui remplissaient déjà leurs 50 Go finiront rapidement par atteindre les 100 Go…
Quelques bonnes pratiques pour garder une boîte mail sous contrôle
🗂 Utilisez les stratégies de rétention
Les stratégies de rétention permettent de définir automatiquement la durée de conservation des messages selon les dossiers. C’est un peu comme pour le courrier papier : dès que vous ouvrez votre boîte aux lettres, vous savez instinctivement si un document est à jeter immédiatement, à conserver quelques mois ou à archiver définitivement. Pour les e-mails, le principe est exactement le même.
☁️ Privilégiez OneDrive pour les pièces jointes
Lorsque vous envoyez un document volumineux, demandez-vous s’il n’est pas déjà stocké sur OneDrive. Dans ce cas, il est souvent préférable de partager un lien plutôt que d’envoyer le fichier en pièce jointe. Vous économisez de l’espace de stockage, évitez les doublons et facilitez les mises à jour du document.
📬 Automatisez le tri avec les règles Outlook
Les règles permettent de classer, déplacer ou supprimer automatiquement certains messages. Par exemple, vous pouvez supprimer les e-mails provenant d’expéditeurs dont l’adresse contient un mot précis, déplacer automatiquement les newsletters dans un dossier dédié ou encore classer les notifications dans un dossier spécifique.
Quand cette évolution sera-t-elle disponible ?
Ne vous inquiétez pas si votre boîte aux lettres affiche encore une capacité de 50 Go. Le déploiement est progressif et peut s’étaler sur plusieurs mois. La nouvelle capacité est toutefois déjà active chez certains utilisateurs.
Mais quelle que soit la capacité de votre boite mail, continuez à gérer efficacement au quotidien. Votre ordinateur, votre organisation et la planète vous remercieront !
